Glosario de Términos de Contrato para el Comprador de Café

Los compradores de café cuentan con muchas ventajas: viajar a zonas cafetaleras, conocer productores, experimentar la cosecha de café… Aun así, este trabajo glamoroso también requiere de un sólido conocimiento de contratos, transporte y más.

Contratos amigables y de común acuerdo son indispensables para la salud y duración de la relación comercial, ya sea que hablemos de una relación comercial directa a largo plazo o de una sola transacción. Usar un lenguaje común en el momento de la compra y transporte del café nos puede evitar confusiones y agilizar procesos largos y complicados.

Echemos un vistazo a algunos términos comunes de los contratos y sus definiciones. Esto incluirá algunas de las formas más destacadas en que los contratos describen las muestras, calidad, la transferencia de riesgos, y pagos.

English Version: A Coffee Buyer’s Glossary of Contract Terms

Bodega de café. Crédito: Royal Coffee

Muestras & Calidad

Una fase importante en la compra y venta del café es el momento de catación y aprobación de las muestras. Hay muchos pasos a lo largo de la cadena de suministros cuando se toman muestras del café. Tanto las cualidades físicas como sensoriales estarán bajo análisis.

Vamos a desglosar algunos tipos de muestra:

• Muestra de Referencia:  esta no es una muestra representativa, es decir no corresponde directamente a un lote en específico de venta. Puede usarse como una introducción a una nueva relación (ejemplo, “este es el tipo de café que ofrecemos”) o como un remplazo de muchas muestras representativas en una relación de confianza y a largo plazo (ejemplo, “aquí está la muestra modelo para los 10 contenedores que le venderemos esta temporada”).
• Muestra Representativa o  de Inventario: Este tipo de muestra corresponde directamente a una cantidad específica de café en una ubicación específica. Las muestras representativas parten de varias bolsas del mismo inventario en un intento de proporcionar una representación holística y precisa del café. Sin embargo, los estándares varían de una bodega a otra.
• Muestra de Oferta: una muestra representativa del café que está siendo “ofrecido” con una cantidad disponible para venta. Este tipo de muestra no se asocia con un contrato existente, sin embargo, si el comprador lo quiere, podría usarse en algunos casos como una aprobación previa al envío.
• Muestras Pre-Embarque (PSS): normalmente se ofrece como una “opción de cumplimiento” para contratos existentes, este suele ser el punto sin retorno para un comprador. El café en cuestión ya puede estar procesado y listo para ser transportado, o la muestra puede haberse preparado especialmente antes del procesamiento en seco. En cualquier caso, la aprobación de un PSS se toma como un acuerdo para avanzar en la preparación y exportación del café ya listo al comprador.

VER TAMBIÉN: Almacenamiento de Granos Verdes: Factores que Debes Controlar

Contenedores listos para embarcar. Crédito: Royal Coffee

Muestras de Baja Calidad Y Requerimientos Contractuales

Establecer ciertos estándares de calidad puede ser una parte importante para crear un contrato entre un comprador y vendedor de café. Es importante recordar los roles que los contribuyentes tienen a lo largo de la cadena de suministro en términos de calidad. Por ejemplo, un productor puede que no tenga control sobre el tránsito marítimo o del tamaño de las zarandas de los granos. Teniendo esto en mente, los contratos y expectativas deben tener en cuenta cuándo y dónde se toma una muestra del café, y quién es el responsable de preservar su la calidad en un momento dado.

Un término común usado es los contratos es SAS o “Sujeto a Aprobación de la Muestra”. Esto es cuando el comprador firma un contrato con el vendedor antes de recibir la muestra. Sin embargo, el cumplimiento de este contrato depende de la aprobación de la muestra. El comprador no necesita comprar el café o justificar su decisión sino otra más que el café no cumple con los estándares de calidad. (Aunque algunos comentarios al vendedor pueden ser de gran ayuda para él).

Los términos SAS pueden ser “sin aprobación, sin venta” (NANS). Como alternativa, pueden ser “reemplazar” (o “repetir“), lo que significa que se ofrecería una nueva muestra de pre-embarque en lugar de la muestra rechazada. En algunos casos, un vendedor puede ofrecer múltiples opciones para el comprador.

Cuando se aprueba un PSS y se transporta el café pero llega en un estado diferente del esperado  (ejemplo, deterioro de la calidad sensorial o mayor conteo de defectos físicos), la conciliación usualmente no es necesaria (y en mi opinión, debe tomarse como un último recurso). Con frecuencia, los envíos en donde el café tuvo problemas sensoriales y físicos pueden incurrir en una “queja” por calidad. Aquí es cuando el comprador pide un descuento para futuras compras o un reembolso parcial por parte del vendedor. Estas disputas a menudo se pueden resolver de forma amistosa si los canales de comunicación son abiertos y claros.

Bolsas de café listas para transportar. Crédito: Royal Coffee

Términos de Envio & Riesgos

Los detalles de los envíos, el seguro y la propiedad de riesgo pueden intimidar a los compradores y productores, especialmente debido al uso de numerosas abreviaturas y frases específicas de la industria.

Cuando un comprador se compromete con un café a un precio por libra, ese costo por libra en realidad incluye mucho más que solo el producto en sí. Incluye el costo de cosas como mano de obra, fertilizantes, procesamiento poscosecha, almacenamiento y el costo parcial o total de envío y seguro en diversos grados. Esto puede cambiar mucho dependiendo de los términos del contrato.

Como tal, tanto el comprador como el vendedor deben tener en claro quién es el responsable del transporte, a dónde y cuándo. Incoterms (Términos de Comercio Internacional) es un conjunto de términos definidos por la Cámara de Comercio Internacional; estos se usan ampliamente en los mercados de comercialización de productos. Aclaran quién es el responsable de garantizar que el café (en nuestro caso) llegue a un lugar ya establecido y quién asume el riesgo.

(Usamos esta “transferencia de riesgo” para entender quién es responsable en el caso de la pérdida o daño de los granos. A veces, el responsable de pagar el transporte no es el mismo responsable de poseer el riesgo).

Recuerda que para nuestros propósitos, en la mayoría de los casos el vendedor será un exportador o productor, y el comprador será un importador o tostador.

Sacos de café con daños en un contenedor. Crédito: Royal Coffee

Los Tipos Más Comunes de Envió :

Franco a Bordo (FOB) “Free on Board: el vendedor debe entregar el café en el contenedor del puerto de la ciudad de embarque. Cualquier costo de transporte del beneficio o la bodega al puerto lo debe pagar el vendedor. El comprador acuerda reservar y pagar los gastos de envío, seguro y transporte, aduanas y transporte terrestre a su llegada al puerto de destino.

Franco al Costado del Buque (FAS) – “Free Alongside Ship” : El vendedor renuncia al riesgo en el muelle en vez de en el barco.

Franco en Camión (FOT) – “Free on Truck”: Se requiere que el comprador, no el vendedor, organice y pague el transporte por tierra hasta el muelle y tenga en cuenta las tarifas de carga y acarreo en el puerto. La transferencia del riesgo ocurre cuando el café se carga en un camión desde una bodega determinada.

Los términos FOB, FOT y FAS suelen ir seguidos de la ubicación de la transferencia, por ejemplo, FOB Buenaventura o FOT Kigali. Estos términos son de mayor importancia para los compradores de comercio directo y los importadores de café, ya que son los más comunes para la compra directa de un agricultor o exportador.

Almacenaje de bolsas de café.Crédito: Royal Coffee

Otros Tipos de Envío que Puedes experimentar:

Costo y flete (CFR) Y Costo, seguro y flete (CIF): Al igual que FOB y FOT, CFR y CIF transfieren el riesgo una vez que el café está en el embarque. La diferencia es que el vendedor, no el comprador, es responsable de contratar y pagar el transporte marítimo. En el caso de CIF, el vendedor también debe proporcionar una cobertura de seguro mínima. En ambos casos, la ubicación aparecerá como el puerto de destino (por ejemplo, CFR New York).

EXW – “En Fábrica” o, a veces, “En Bodega”: es un poco como FOT, esto indica que el comprador se responsabiliza por el transporte por tierra. Sin embargo, para EXW no hay envío al exterior. La mayoría de las ventas de café doméstico transferirán la propiedad de esta manera, por ejemplo, un tostador comprará “spot” o café EXW que llegó del almacén de un importador y también pagará el costo adicional de transportarlo a sus instalaciones. En una conversación informal, un operador podría decir “Ex Oakland” o “Ex Continental”; esto indica que el café proviene de un depósito en Oakland o Continental Terminals en Nueva Jersey, respectivamente.

FCA / CPT / CIP – Franco Transportista /Transporte Pagado Hasta/ Transporte y Seguro Pagado Hasta: Las versiones de tránsito terrestre de CFR y CIF significan que el vendedor, no el comprador, organiza y paga el transporte por tierra. FCA lleva el café a la puerta del comprador, mientras que CPT y CIP designarán un lugar específico que no sea la dirección del comprador.

DAT / DAP / DDP – Entrega en el terminal/Entrega en el lugar/ Entregado Derechos Pagados: Estos indican la entrega en términos de riesgo, lo que significa que el comprador no debe suponer que el café será entregado a su puerta. Por el contrario, el vendedor renuncia al riesgo en la terminal del puerto u otra ubicación especificada (“en el lugar”). Los términos de pago de derechos requieren que el vendedor también pague por la importación y derechos de aduana. El comprador debe acordar las tarifas no cubiertas en los muelles, además del envío por tierra y el seguro.

Bolsas de café que se mueven a un contenedor. Crédito: Royal Coffee

Cargas de Contenedores: la Definición Contractual

Los métodos modernos de envío de contenedores han reemplazado casi por completo a los antiguos métodos donde las bolsas se cargaban sueltas en el barco (conocido como “break bulk”). Pero, ¿de cuánto es un contenedor?

En la mayoría de los casos, los contenedores se envían como Cargas de contenedor Completo (FCL). Esto está vagamente definido: simplemente indica que el contenedor está lleno.

Más comúnmente, el café se empaca en sacos de yute de 60-70 kilos (o fibra similar). Los contenedores de 20 pies comúnmente, los cuales se usan generalmente, se llenan con alrededor de 325 bolsas de 60 kilos o 275 bolsas de 70 kilos, aunque los números pueden variar levemente según la organización o las personas que “llenen” (carguen) el contenedor.

En algunos casos, son aceptables las Cargas Inferiores a Contenedores (LCL)… pero ten en cuenta que los cargos de envío son por espacio y por peso. Como tal, es más barato libra-por-libra enviar una carga completa. Los contenedores parciales también son más susceptibles a daños durante el envío porque los contenidos están sueltos, en lugar de estar ajustados.

Bolsa de café verde.Crédito:  Royal Coffee

Evidencia de Envío

Una última cosa sobre el envío: es común incluir Sugerencia de Envío en un contrato. Esto requiere que el vendedor le avise al comprador lo antes posible la fecha de embarque y otra información relevante de la línea de envío.

Además de este aviso de envío, casi siempre se exige al vendedor que proporcione al comprador un “limpio” (es decir, el café parece no haber sufrido daños durante el tránsito) Conocimiento de Embarque (B / L o BoL). Este documento importante es necesario para el despacho aduanero y suele ser el desencadenante de una transferencia de fondos.

Contenedores de embarque. Crédito: Royal Coffee

Términos de Pago:

Los Incoterms destacan la complejidad e importancia de la claridad en el envío; sin embargo, solo se refieren al envío. No tratan directamente con la transferencia de dinero o la propiedad real. Esto se hace por separado.

En el caso de un intercambio comercial directo o la compra de un café en términos FOB (por ejemplo), el pago generalmente se espera cuando el comprador recibe el conocimiento de embarque. Esto es generalmente en la forma de una transferencia bancaria. Algunos contratos especifican la necesidad de recibir un B/L físico, mientras que otros pueden aceptar una copia digital.

Crédito y Compromisos para Comprar

Es poco común que los exportadores y los agricultores extiendan el crédito a los compradores de café. En vez, puede ocurrir lo contrario: un agricultor o un exportador puede solicitar un compromiso oficial firmado para comprarle al comprador con suficiente antelación.

Por ejemplo, esto puede permitir que el proveedor obtenga financiamiento por adelantado para los costos de procesamiento y envíos por tierra. El cultivo y procesamiento del café a menudo se considera una inversión arriesgada por parte del banco. Las opciones de financiamiento pueden ser limitadas para los agricultores sin un comprador comprometido.

Sin embargo, los términos de crédito de un importador a un tostador son mucho más comunes. Una buena aplicación de crédito puede resultar en una relación amistosa con un vendedor de café nacional, que puede extender el financiamiento al tostador.

Los términos de crédito generalmente cubren dos cosas: el monto a pagar y el plazo para el pago. Un ejemplo común podría ser “Neto 30”, donde el comprador tiene que solventar el saldo que falta por pagar (la suma “neta”) dentro de los 30 días.

A veces, esto puede estar precedido por un conjunto adicional de números, y en algunos casos, se puede ofrecer un descuento por pagos adelantados. Eso podría ser así: “2/10 neto 30.” En este ejemplo, el comprador tiene 30 días para pagar el saldo neto, pero si se paga dentro de los 10 días recibirá un descuento del 2%.

Granos esparcidos en un contenedor. Crédito: Royal Coffee

La compra de café puede ser un trabajo emocionante, pero para tener éxito, debes equiparte con las herramientas y el conocimiento adecuado del oficio. Comprender los términos del contrato y los procedimientos de muestreo contribuirán en gran medida a asegurar un excelente café y disfrutar de excelentes relaciones con los agricultores, productores, proveedores y vendedores.

Quizás el consejo más importante que puedo ofrecer, es este: si no entiendes algo, ¡pregunta! Perderás menos haciendo una pregunta que aceptando términos con los que no estás de acuerdo.

Escrito por Chris Kornman, Gerente de Laboratorio y Educación en The Crown: Royal Coffee Lab & Tasting Room.

Traducido por Alejandra M Hernández y editado por Karla Boza

Ten en cuenta: este artículo fue patrocinado por Royal Coffee.  

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